Sette volte si

Galvanizzata dalla mia prima gestione di un livetweeting ufficiale e memore del "Settalogo dell'amore" creato durante uno dei matrimoni-dell'anno-2011, vi elargisco qualche pillola non richiesta di incoraggiamento per il vostro prossimo evento, di qualsiasi cosa si tratti.

1. NON MOLLATE, MAI!
È statisticamente dimostrato: nel 70% dei casi capita che, a un certo punto, tutto rischia di saltare.
Di solito questo succede non più di tre o quattro giorni prima.
Non si sa come, né perché ma, improvvisamente e inspiegabilmente, chi aveva inizialmente dato l'ok non è più tanto convinto. Nel frattempo si sono materializzati nel team due o tre personaggi incerti della serie "non sono troppo convinto, ma se volete farlo voi…" che non vi mettono i bastoni tra le ruote ma che di fatto non aiutano il clima e spengono l’entusiasmo.
Non demordete, andate avanti, rompere le scatole, cercate di convincere tutti, di parlare con chi non è convinto, di mettere sempre tutti in copia di tutto (la condivisione delle informazioni paga sempre), credeteci!
L'evento si farà e le persone che erano i meno convinti saranno i primi a cambiare idea!

2. USATE IL PENSIERO LATERALE

E anche le vostre conoscenze.
Lavorare a compartimenti stagni non aiuta: un’idea nata a un corso di cucina potrebbe essere applicata a un evento per le imprese; gli spunti di un corso di formazione possono servire per gli obiettivi di fine anno; le passioni di vostra sorella/mamma/zia/nonna/papà/fidanzati/amici possono arricchirvi e tornare utili.

Da non sottovalutare nemmeno il grosso potenziale degli amici con tanti contatti che ti possono assicurare i giusti livelli di spam dell’evento e/o una copertura minima che vi salvi la faccia (e il culo).

3. ASCOLTATE LE IDEE E I PENSIERI DEGLI ALTRI

Anche se spesso mi lascio tentare dalla filosofia del “chi fa da se fa per tre”, non c'è storia: tanti cervelli sono più creativi di uno solo.

Vi fanno pensare a collegamenti e idee nuove e vi costringono a prendere per lo meno in considerazione un punto di vista diverso, evitandovi la strada facile del carro-armato che procede imperterrito si-fa-come-dico-io-punto e costringendovi a prendere la strada più complicata e più stimolante della mediazione.

Quindi, armatevi di umiltà e ascoltate gli altri (sto parlando prima di tutto a me stessa).

4. CONDIVIDETE LE INFORMAZIONI

Cercate di mettere al corrente le persone adatte e condividete con loro tutte le informazioni e gli aggiornamenti sull’evento.

Chi ha potere decisionale e deve quindi essere informato? Chi ha competenze in materia e quindi può essere una risorsa? Chi ha grande entusiasmo e quindi può motivare la squadra? Chi è affidabile ed esperto e quindi rappresenta una garanzia di riuscita? Chi è collaborativo? Chi è critico-costruttivo?

Ognuno potrà darvi una notizia che ancora non sapevate, spinto dalla modalità di condivisone che per primi avete messo in pratica.

5. NON SIATE CLASSISTI

Il giorno dell’evento vi capiterà di incontrare persone importanti, che solitamente hanno fatto poco in termini organizzativi, e persone meno importanti che però si sono sbattute a volte anche parecchio. Non dimenticatevi di nessuno: un sorriso e “ciao, grazie di essere venuto, buon evento, se hai bisogno mi trovi là” vi rubano al più venti secondi e vi fanno guadagnare in buon umore per voi e per loro.

6. FATE PUBBLICITÀ

Non vergognatevi e non abbiate timore di parlare di quello che avete fatto. È andata bene? Il vostro successo può servire di incoraggiamento per sperimentare nuove cose. Non è andata come speravate? Gli errori possono servire a modificare il tiro in futuro.

7. RINGRAZIATE CHI VI HA AIUTATO

Regola d'oro, quella più importante, tanto scontata quanto disattesa.

C’è sempre qualcuno che vi ha dato una mano per la riuscita dell’evento. Se il contributo è stato tanto o poco, non ha importanza. Importa che qualcuno ha deciso di fare mentre avrebbe potuto decidere di NON fare. Un grazie fa sempre piacere e vi assicura un alleato in più per l'evento successivo.

Adesso che l’umore è alle stelle, se vi serve qualche altro consiglio rispetto alle questioni organizzative potete leggere questo bell’articolo di Rachel Sprung “25 little details that will make a BIG difference at your next event”.